Come fare il backup dell’email

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Se stai pensando di cambiare provider di email (ad esempio da Register ad Aruba) devi sapere che se non fai un backup perderai tutto l’archivio delle email spedite e inviate fino al giorno del cambiamento.

Per evitare problemi e aiutarti nella procedura di backup email abbiamo realizzato questa guida pratica sia per Mac che per Windows che ti consentirà di archiviare tutte le tue email indipendentemente dal servizio di posta elettronica che stai usando.

Perché fare il backup dell’email

Diciamo subito che l’email è il mezzo di comunicazione più utilizzato e diffuso al mondo, diventando con la Pec la versione moderna della posta cartacea che è destinata a sparire nei prossimi anni.

L’Email è stata lanciata nel 1971 da Ray Tomlinson e oggi consente a milioni di persone nel mondo di comunicare in tempo reale tramite un collegamento ad internet e l’utilizzo di un personal computer, di uno smartphone o semplicemente di un dispositivo elettronico abilitato all’invio di messaggi.

Naturalmente l’unica condizione è quella di registrare un proprio account di posta elettronica presso un provider in modo da poter essere abilitati all’invio e ricezione di messaggi.

Anche se non stai pensando di cambiare servizio di posta, fare un backup mensile delle proprie email è sempre consigliabile soprattutto a chi utilizza la posta elettronica per motivi prettamente lavorativi e non può permettersi di perdere dati importanti.

Come fare il backup dell’email

Prima di tutto va detto che quando si affronta l’argomento backup di posta elettronica sono in tanti ad incontrare non poche difficoltà nel comprenderne le modalità di funzionamento ed archiviazione.

A dire il vero è del tutto strano che i produttori dei software per l’invio e ricezione di e-mail non abbiano ancora incorporato nei loro sistemi una procedura automatica di archiviazione di tutte le email in modo da garantire al cliente la possibilità di salvare tutte le informazioni presenti nella propria mail.

Purtroppo ad oggi nessun software è in grado di offrire un servizio del genere, anzi va detto che i formati file delle mail e le modalità di archiviazione risultano due operazioni davvero complicate da eseguire da un semplice utente base.

Ecco perché prima di procedere con il backup delle proprie email è bene prestare un po’ di attenzione e informarsi per evitare di perdere tutti i messaggi presenti nella propria casella di posta elettronica.

backup windows mail

Backup Email da client Windows e Outlook

Il backup delle email può essere effettuato su diversi clienti di posta elettronica. In questo paragrafo spiegheremo come è possibile archiviare tutte le mail contenute in un account email di Windows e Outlook.

Prima di tutto è importante scoprire dove il client di posta elettronica memorizza le mail e il pacchetto dei file. Una volta scoperto ciò non dovrete fare altro che copiare tutti i file all’interno di una chiavetta USB oppure su un hard disk esterno. Ecco la procedura nello specifico.

In caso di client Outlook Express o Windows Mail entrate nel menù “Strumenti” e selezionate la voce “Opzione”.

  • All’interno di questo menù cliccate sulla voce “Impostazioni avanzate”.
  • Bene, a questo punto scorrete fino alla voce “Manutenzione”.
  • Procedere cliccando su “archivia cartella” che vi mostrerà la posizione di salvataggio delle mail e dei file.
  • Generalmente Windows Mail come cliente presenta un percorso di questo genere:
  • C:\Utenti\Vostro Nome\AppData\Local\Microsoft\Windows Mail.

Più o meno l’operazione risulta similare anche in caso di un client di posta elettronica appartenente a Windows Live Mail.

In questo caso, ecco il percorso da seguire.

  • Selezionare la voce “File” fino a raggiungere la voce “mail”.
  • A questo punto entrare nel menù “avanzate”, selezionare la voce “manutenzione” e poi “archivia cartella”.
  • Bene, a questo punto non dovrete fare altro che copiare tutti i file presenti in questa cartella in modo da avere un backup di tutti i messaggi presenti nella vostra mail.

Differente, invece, è il backup email dal client Outlook.

Nel caso di indirizzi di posta elettronica su client Outlook la prima differenza sostanziale sta nel fatto che questo programma memorizza i file con un formato diverso: si tratta del formato .pst

Per effettuare il backup mail su un client Outlook procedere in questo modo:

  • lanciare il programma Outlook
  • cliccare col tasto destro del mouse sull’account e-mail e selezionare la voce “proprietà file di dati”
  • A questo punto nella schermata successiva cliccare sulla voce “Avanzate” per visualizzare tutti i file. Per salvare i messaggi necessitate solo del file .pst, ma una volta copiata l’intera cartella avrete una copia di tutte le impostazioni e preferenze.

backup gmail

Backup di Gmail, Yahoo Mail, Outlook e Hotmail

A differenza degli account Windows e Outlook, le webmail non presentano opzioni di backup pur essendo accessibili ai clienti tramite dei client di posta elettronica tradizionali. Le webmail più diffuse ed utilizzate sono Gmai, Hotmail e Yahoo Mail.

Scopriamo come un cliente può effettuare autonomamente un backup di tutte le mail.

Backup di Gmail

Per chi ha un account Gmail la prima cosa da fare è entrare nella propria casella di posta elettronica.

  • Una volta entrati cliccare sull’icona a forma di ingranaggio e cliccare su “Impostazioni”.
  • Dal menù impostazioni selezionare la voce “inoltro e POP/IMAP” abilitando entrambe le voci.
  • A questo punto alla voce “quando i messaggi vengono scaricati tramite POP” impostatela cliccando su “conserva la copia Gmail in Posta in Arrivo”.

Attivando questa funzione, il software di posta elettronica non andrà ad eliminare i messaggi nel momento in cui verranno scaricati sul computer. Così facendo, avrete una copia dei messaggi piuttosto che spostarli sul disco rigido del personal computer.

Backup di Hotmail e Outlook

Per chi ha un’account di posta elettronica Hotmail ecco quali sono gli step da seguire.

  • Entrare nel profilo email e cliccare sull’icona a forma di ingranaggio.
  • Una volta all’interno del menù selezionare la voce “Altre impostazioni e-mail” e “Pop e cancellazione dei messaggi scaricati”.
  • A questo punto cliccare su “non lasciare che un altro programma elimini i messaggi da Outlook”.

Backup di Yahoo Mail

Differente, invece, è l’account Yahoo che non presenta questi passaggi per effettuare un backup dell’email. Pur non essendo presente questa opzione, essa può essere configurata tramite applicativi esterni.

  • Con Thunderbird, infatti, cliccate con il pulsante destro del mouse sul vostro account di posta elettronica e selezionate la voce “Impostazioni” 
  • poi cliccate su “Impostazioni Server”.
  • A questo punto scorrete fino a trovare la voce “Lascia i messaggi sul server” e abilitate questa funzione.

A questo punto potrete utilizzare il programma per effettuare in qualsiasi momento un backup completo della vostra casella di posta elettronica.

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Programmi per effettuare il backup dell’email

Effettuare backup delle email è possibile anche tramite l’installazione di software di semplice utilizzo consigliabili a chi non ha una grande dimestichezza con il computer.

Del resto va detto che i rischi non sono pochi nel copiare manualmente i file delle vostre mail, quindi proprio questo motivo ci sentiamo di consigliare di effettuare un backup dei messaggi di posta elettronica attraverso delle procedure semplici e veloci offerte da una serie di software e programmi.

Effettuare un backup tramite un client Outlook non è cosa semplice; anzi richiede una serie di passaggi e per di più una volta terminato il tutto non si ha un backup completo di tutte le impostazioni della propria mail.

Per questo motivo è preferibile l’utilizzo di uno dei tantissimi software presenti sul mercato pensati apposta per effettuare il backup delle mail da parte di utenti basic, ma anche business ed aziende.

In questa guida al backup delle email vi parliamo dei due software più utilizzati: Amic e Static.

Naturalmente questi sono solo due dei più diffusi software e programmi pensati per effettuare un backup delle mail. Si tratta dei due software più accessibili, dal punto di vista del prezzo, e anche più gestibili dall’utente visto che il primo è disponibile anche in lingua italiana.

amic email backup

Amic Email Backup

Cos’è Amic? Si tratta di un programma davvero intuitivo disponibile gratis per un periodo di 15 giorni, dopodiché l’utente dovrà pagare la cifra di 29,62 euro.

Amic supporta 11 client di posta elettronica tra cui alcuni dei più utilizzati come Outlook Express e Thunderbird. Con Amic Email Backup, tutte le vostre mail vengono archiviate in un file compresso che potrete decidere di proteggere con una password. Il file, una volta compresso, può essere copiato con estrema semplicità su un dvd oppure su hard disk esterno.

Tra i punti di forza di questo programma c’è l’interfaccia assolutamente facile ed intuitiva e per di più in lingua italiana. Le schermate sono semplici e di facile utilizzo complice la presenza di grandi tasti che consentono di effettuare una serie di operazioni: come ripristino, pianificazione del backup.

Una delle funzioni più gettonate è sicuramente la pianificazione del backup. Cosa vuol dire questo? Semplicissimo, l’utente può decidere quando e come pianificare il backup delle mail in un preciso momento.

Amic Email Backup oltre ad archiviare una copia di tutte le mail, il software effettua una copia anche di tutti i preferiti del browser.

Non solo, Amic può effettuare un salvataggio di:

  • rubrica e contatti
  • firme
  • liste e blacklist
  • appuntamenti
  • impostazioni account post

Importante: una volta installato, Amic offre al cliente business un’opzione davvero particolare.

Si tratta della possibilità di poter avviare un backup delle mail su un computer e trasferirlo ad un altro purché su quest’ultimo sia presente lo stesso client di posta elettronica. Una sorta di sincronizzazione che risulta davvero ottimale per le aziende e i clienti business.

static email backup

Static Email Backup

Static Email Backup è un altro programma pensato per effettuare il backup delle proprie email.

Supporta alcuni dei clienti maggiormente diffusi nel mondo: Windows Live Mail, Eudora, Thunderbird e Outlook.

Anche questo programma è disponibile per un periodo di prova gratuita di circa venti giorni collegandosi al sito ufficiale www.staticbackup.com.

Dopo i 20 giorni di prova, il software è disponibile nella duplice versione:

  • al costo di 49,95 dollari (circa 40 euro) per la versione deluxe che supporta tutti i clienti di posta elettronica
  • al costo di 24,95 dollari (circa 24 euro) per il backup di un client di posta elettronica preciso

Attenzione però, se il vostro client di posta elettronica Outlook Express è possibile usufruire di una versione gratuita collegandosi al sito brothersoft.

Static Email Backup può essere utilizzato sia per archiviare una copia di tutti i messaggi di posta elettronica, ma anche per salvare le impostazioni del proprio account.

Il tutto viene salvato sotto forma di un file compresso e anche in questo caso il software offre all’utente la possibilità di proteggere i propri dati con una password segreta. Una volta archiviati tutti i dati nel file compresso, dal menù del software è possibile procedere al salvataggio dei file all’interno di un cd oppure su un hard disk esterno.