Il webinar si sta diffondendo tantissimo e di conseguenza cresce il numero di persone ed utenti curiosi di scoprire di cosa si tratta, ma soprattutto a cosa serve, come si realizza e come si può sfruttare per il proprio lavoro.
Se anche tu sei curioso di scoprire cosa sono i webinar, con la nostra guida avrai modo di conoscere non solo cosa sono, ma anche come funzionano, perché si stanno diffondendo nel web e i programmi consigliati per realizzarli gratis.
Webinar: cos’è?
Webinar è un neologismo derivante dall’unione di due parole: Web e Seminar. Questo termine viene utilizzato quando si svolgono delle conferenze o sessioni educative – informative la cui partecipazione è resa possibile grazie ad un collegamento ad internet.
Letteralmente parlando il termine webinar significa proprio seminario via web e viene utilizzato per descrivere un evento pubblico creato sul web. Si tratta quindi di un evento che coinvolge un gran numero di persone tramite un collegamento ad internet.
Queste persone si incontrano nel web tramite l’utilizzo di un software o di una piattaforma online che permette a tutti di essere collegati nello stesso momento per discutere di un qualcosa.
Il Webinar viene utilizzato molto negli eventi, per dare modo a chi non può essere presente in quella data o in quell’orario di seguire ugualmente il seminario o il corso online.
Come funziona un Webinar
Naturalmente con il termine webinar ci si riferisce a tutti quegli eventi che possono svolgersi online: dalle riunioni ai seminari, da una lezione o un meeting di lavoro. Come succede per le riunioni di lavoro o le lezioni universitarie, si decide un orario prefissato, un luogo e l’argomento di discussione.
Gli utenti interessati e coinvolti nel webinar si incontrano quel giorno preciso, a quell’ora prestabilita per discutere tutti insieme. Naturalmente c’è un utente che guida l’evento e che ha il compito di far interagire tutti gli altri che possono intervenire con domande e suggerimenti.
Generalmente il webinar viaggia sulla modalità sincrona, ma è possibile anche in modalità asincrona ossia registrare l’evento per poterlo rivedere alcune ore o giorni dopo, molti vengono caricati anche sul canale Youtube per poter garantire una visione successiva dell’evento o del corso.
Unica condizione essenziale per partecipare in diretta ad un webinar è essere tutti collegati nello stesso momento.
Organizzare un Webinar Gratis
Se ti stai chiedendo come si organizza un webinar, prima di tutto dovresti domandarti perché vuoi organizzare un webinar.
Questa domanda che ti devi porre è davvero fondamentale per capire prima di tutto qual è l’obiettivo finale, ma anche per valutare e decidere il pubblico di riferimento del tuo evento.
Ecco una serie di step da considerare prima di organizzare un webinar.
Prima di tutto mettici la faccia: ebbene si, durante un webinar è importantissimo esporsi, mostrarsi perché il pubblico non vuole solo ascoltare la tua voce, ma anche vedere chi sei.
Per questo motivo dovrai organizzare il tutto nel migliore dei modi per attirare il maggior numero possibile di utenti. Ricorda: la partecipazione e la risposta del pubblico trasformano un webinar in un evento di successo.
Evita l’improvvisazione, ma cerca di giocare d’astuzia e d’anticipo scegliendo in anticipo il tema di discussione, il pubblico a cui potrebbe interessare e fai delle ricerche online per capire se possa riscontrare il favore del popolo di internet.
E’ possibile organizzare un webinar gratis: si, sicuramente si può ma devi pensare che per utilizzare delle funzioni evolute e dare un’idea di professionalità dovrai incominciare ad investire delle piccole cifre nelle piattaforme online che organizzano webinar.
Prima di organizzare un webinar, considera una serie di opzioni che non sono assolutamente da sottovalutare:
- la possibilità o meno di condividere lo schermo
- il numero dei partecipanti
- il prezzo
- la presenza o meno di una chat per partecipare in tempo reale
- la possibilità di registrare
Una volta considerate queste opzioni, procedi pure a selezionare il tema, la piattaforma e poi mettiti al lavoro per organizzare al meglio la scaletta.
Consigliamo di far durare il primo webinar online al massimo 60-90 minuti in modo da coinvolgere il pubblico e non riscuotere l’effetto contrario: ossia una mancanza di interesse e partecipazione.
Importante: oltre a spiegare l’argomento, consigliamo anche di postare delle slides in modo che il pubblico possa seguirti con attenzione evitando però di farne troppe e confusionarie. Poche parole, semplici e chiari che c’entrino subito l’argomento.
Non dimenticare poi di provare diverse volte il webinar prima di andare online, perché potrebbero sorgere imprevisti che devi saper gestire.
Vantaggi del Webinar
Uno dei vantaggi di questi seminari ed eventi online è quello di raggruppare un gran numero di persone coinvolgendole in un tema o argomento preciso: attiri nuovi visitatori che puoi convertire in clienti secondo la logica del Funnel di Marketing, oppure puoi iniziare a far crescere la tua community già presente sul gruppo di facebook.
Un vero e proprio dibattito in tempo reale su tematiche di interesse generale con la condivisione di documenti e non solo. Solitamente questi seminari online possono essere anche registrati offrendo così anche la possibilità di rivederli.
Tramite il webinar puoi restare aggiornato in tempo reale su quello che sta succedendo nel tuo team di lavoro oppure all’università, ma puoi anche decidere di monetizzare utilizzando l’Inbound Marketing. Come? Beh, offrendo delle lezioni in tempo reale, ricercare nuovi clienti, proporre sondaggi e perché no proporre alla vendita di prodotti.
Per avere un webinar di successo è importante studiare e arrivare preparati all’evento. Non solo, due sono le cose fondamentali da tenere in considerazione prima di organizzare un webinar di successo:
- analizzare i bisogni del pubblico
- scegliere relatore e moderatore
- piattaforme di webinar
Come fare un webinar di successo
Considerare i bisogni del pubblico è senza alcun dubbio uno degli step fondamentali per puntare ad un webinar di successo. Prima di organizzare un seminario online, infatti, è consigliabile analizzare i bisogni reali o potenziali del proprio pubblico di riferimento.
E’ importante porsi una serie di domande: “cosa posso fare per loro?”, “come posso migliorare la loro condizione?”, “come posso essere loro d’aiuto con il mio webinar?”. Queste sono solo alcune delle domande da porsi prima di organizzare un webinar sia che sia destinato ad aziende o semplici utenti.
Dopo aver capito quali sono i reali bisogni o potenziali dei clienti e del pubblico, cerca di giocare d’astuzia proponendo dei contenuti creativi e di valore che possano non solo interessare il tuo pubblico, ma anche coinvolgerlo durante l’evento online.
Prepara delle slides, indispensabili per argomentare il tema del webinar, ma cerca di non dilungarti troppo sull’argomento giocando così un effetto contrario.
La cosa importante è mantenere sempre attivo l’interesse del tuo pubblico, quindi crea dei contenuti creativi, ma anche accompagnati da immagini e video che possano catturare ancora di più l’attenzione del pubblico.
Come promuovere un Webinar
Un altro step da considerare è l’organizzazione del webinar.
Dopo aver scelto il tema, la piattaforma, i contenuti e studiato attentamente quali sono i bisogni del tuo pubblico di riferimento, non dimenticarti di pubblicizzare il tuo webinar affinché non rimanga desolatamente vuoto.
Come? Attraverso il tuo sito internet, un blog o ancora meglio sui social coordinando tutto con una landing page realizzata ad hoc per l’evento. Generalmente è preferibile pubblicizzare l’evento almeno 2/3 settimane prima della data ufficiale del webinar.
Pubblicizzarlo con largo anticipo o troppo sotto potrebbe sortire l’effetto contrario: mancanza di interesse oppure essere completamente dimenticato.
Non dimenticare a 24h dall’evento di inviare a tutti i partecipanti una sorta di e-mail newsletter di promemoria per ricordare la data e il tema del tuo webinar assicurandoti che siano in possesso di tutto quello necessario per accedere alla piattaforma ossia:
- data ed ora
- password di accesso
- installazione del software – plugin richiesto per entrare nella piattaforma
- contatto di emergenza in caso di qualsiasi problema (telefono o mail)
Come scegliere Relatore e Moderatore
Un altro passo importante è quello di decidere chi sarà il relatore e moderatore del webinar.
Se dovessi decidere di non essere tu, consigliamo di affidarsi a persone preparate e competenti visto che il successo di un webinar è strettamente legato alla bravura del relatore – moderatore.
Il relatore, infatti, dovrà spiegare il tema, condividere con il pubblico tutti i contenuti e rispondere a tutte le domande e curiosità.
Il moderatore, invece, gioca un ruolo fondamentale in caso di eventi online con un gran numero di partecipanti in quanto contribuirà a dare ritmo all’evento e non solo. Sarà proprio il moderatore a consentire agli utenti di interagire attivamente e con ordine tramite la presenza di una chat che in tempo reale offrirà a tutti la possibilità di esprimere qualsiasi dubbio o perplessità.
E’ importante che sia il relatore che il moderatore sappiano parlare bene in pubblico, abbiano uan dizione fresca e moderna che riesca a coinvolgere gli utenti, anche con un pizzico di simpatia. Fondamentale è che l’audio sia gestito a livello professionale, per evitare rimbombi e altri rumori che potrebbero danneggiare l’ascolto.
Migliori siti per organizzare Webinar
Dopo aver scoperto cosa sono i webinar, è importante conoscere come funzionano e come si organizzano. Solitamente questi seminari online si svolgono grazie all’utilizzo delle cosiddette piattaforme webinar, ossia dei software che consentono di trasmettere qualsiasi tipo di evento.
Diverse sono le piattaforme online presenti sul mercato che funzionano con un collegamento ad internet e con l’installazione di un plugin dedicato a seconda del sistema operativo.
In commercio ce ne sono tantissimi: da quelli completamente gratuiti fino a quelli a pagamento. Va detto che ancora oggi però non esiste un programma in grado di offrire tutto. Esistono, infatti, tantissimi software, ma alcuni sono complicati, altri non hanno tutte le funzioni, ecc. Per questo motivo diciamo che la scelta del software dipende molto dalle possibilità economiche dell’organizzatore.
Le piattaforme di webinar più diffuse sono:
GoToWebinar
GoToWebinar è una piattaforma creata appositamente per la vendita di prodotti o pacchetti durante i webinar.
Rispetto ad Hangouts consente di creare dei sondaggi in tempo reale e di effettuare dei rilevamenti sulle persone coinvolte nel webinar.
A differenza di Hangouts non è gratuita, ma presenta un costo di 79 euro al mese per chi organizza webinar con questa piattaforma e consente di ospitare fino ad un massimo di 100 partecipanti.
GetResponse
Getresponse offre oltre al Webinar una serie di altri servizi ugualmente importanti che possono anche lavorare a favore della diffusione del webinar.
In ogni caso con Getresponse è molto veloce impostare un webinar (ci vogliono circa 3 minuti), puoi personalizzare la Url del Webinar con il titolo che preferisci, programmare l’evento con largo anticipo, scegliere se il webinar è gratis e quindi aperto a tutti o a pagamento e dunque protetto da password.
Il prezzo di GetResponse parte da circa 9 € al mese se si sceglie il pagamento annuale.
Google + Hangouts
Si tratta della piattaforma completamente gratis offerta da Google nella Gsuite che strizza l’occhio alla famosissima app di Skype.
Generalmente viene utilizzata dalle grandi aziende per organizzare dei webinar di gruppo visto che presenta una serie di vantaggi da non sottovalutare.
Prima di tutto consente la condivisione dello schermo durante il webinar, una cosa da non sottovalutare visto che così permette ai partecipanti di continuare a lavorare durante la chiamata. Non solo, la piattaforma di Google Hangouts permette di registrare il webinar in tempo reale e di trasmetterlo live su YouTube oltre alla possibilità di una chat in tempo reale.
Oltre ai vantaggi, esistono però anche dei limiti nell’utilizzo della piattaforma di Google + Hangouts relativi al numero dei partecipanti (massimo 10) e all’impossibilità di fare degli hangout a pagamento o delle vendite durante il webinar.
Google + Hangouts è una piattaforma pensata principalmente per effettuare riunioni e meeting aziendali online in tempo reale tra capo e collaboratori.
Skype Webinar
Diretto concorrente di Hangouts, Skype è sicuramente uno dei programmi maggiormente utilizzati per effettuare videochiamate e videoconferenze online.
Proprio per questo motivo Skype è scelto non solo da aziende, ma anche privati che lo preferiscono per la sua facilità d’utilizzo.
Disponibile sia per PC che smartphone tramite un’applicazione compatibile con tutti i sistemi operativi, Skype consente non solo di videochiamare i propri contatti, ma anche di effettuare chiamate di gruppo solo voce per un massimo di 25 partecipanti, videochiamate di gruppo, condivisione di file, condivisione dello schermo, ma anche invio di contatti e tanto altro.
Una serie di funzioni disponibili a costo zero, visto che l’applicazione è completamente gratis, mentre se viene usato Skyper for Business il costo parte da 4,20 € al mese.
Adobe Connect
Adobe Connect fa parte del pacchetto Adobe Creative Suite: si tratta di uno strumento indispensabile per organizzare dei webinar e seminari online.
A differenza degli altri competitors sul mercato, questo software risulta ancora più completo per una serie di caratteristiche di primissimo livello:
- alta qualità delle chiamate – videochiamate
- possibilità di opzioni multimediali aggiornate
- app completa sia da remoto che da mobile
- possibilità di gestire in piena autonomia inviti e privilegi
- possibilità di archiviare registrazioni, contenuti e dati
- integrazione con Outlook e di video in streaming
- presenza di stanze private dove discutere dei vari temi e tanto altro
Si tratta di un software a pagamento, circa 45 dollari al mese con un unico grande limite: è consentita la partecipazione di un massimo di 25 persone.
