Quando si organizza un lavoro, o si desidera mettere appunto un progetto online è necessario organizzarsi attraverso un programma che permetta di condividere le strategie da attuare insieme al team, degli organigrammi facili da comprendere, e che siano in grado di delineare al meglio il progetto stesso e consentire una collaborazione che porti risultati.
Al fine di venire incontro alle esigenze dei team che condividono un lavoro ma non lo stesso spazio fisico, è stato creato Asana.
Che cos’è Asana
Asana è un programma in grado di fornire tutti gli strumenti necessari all’organizzazione di un lavoro online in team, molto simile a Trello. Ad esempio si parte dall’assegnazione di precisi task o compiti, sino alla possibilità di creare un preciso calendario editoriale, o creare e gestire delle video lezioni o dei video informativi per una maggiore condivisione e comprensione del progetto.
Asana dunque è uno strumento utile per un team e per tutti coloro che vogliono creare un progetto condiviso in modo professionale. La grafica di Asana è molto colorata e invitante e trasforma il progetto in una sorta di gioco, con diagramma che ricordano molto le mappe concettuali.
Asana: come funziona
Per utilizzare Asana, innanzi tutto è necessario registrarsi al sito www.asana.com, dopo di ché bisogna effettuare il primo accesso alla piattaforma. Per effettuare il primo accesso è possibile anche connettersi al programma direttamente con Google+, in questo modo non si dovrà seguire la procedura di registrazione.
Una volta che si è registrati o connessi mediante Google+, si può guardare un video introduttivo che serve a comprendere al meglio tutte le funzionalità della piattaforma. Dopo il video, infine, si potrà iniziare a inserire immediatamente le mail delle persone che lavorano al progetto e creare il proprio gruppo di lavoro.
Quando avrete creato il vostro gruppo di lavoro, potrete procedere alla configurazione delle varie funzionalità, alla creazione di tab specifiche, alla programmazione delle azioni, oppure del calendario editoriale, e altro ancora.
Grazie a tutte queste funzioni si potrà anche scegliere chi e quando deve fare un’azione, e quali siano le varie assegnazioni per l’attività da intraprendere.
Asana: impostare obiettivi e impegni
Uno dei principali vantaggi di Asana è sicuramente la gestione di più azioni con un solo programma. Infatti, è possibile dedicare parte del proprio spazio per la gestione degli impegni. In questo caso si potranno creare delle specifiche tabelle di marcia, si potrà creare la lista dei propri impegni e programmare così tutta la propria giornata lavorativa, segnalando anche le varie attività per ordine di priorità.
Con Asana oltre a gestire le proprie attività e gli impegni, si ha la possibilità anche di tenere traccia dei propri progetti, impostare gli obbiettivi, creare dei programmi, inserire le varie azioni da intraprendere nell’immediato e nel futuro.
Grazie a questo doppia funzione Asana è un programma ideale dunque sia per gestire un team ma anche per poter tracciare le proprie attività, impegni e obiettivi.
Come gestire il team con Asana
Con Asana, come abbiamo accennato all’inizio, oltre a poter impiegare questo strumento per gestire il proprio lavoro si può anche condividere un progetto con un team. Il team può essere composto da al massimo 15 persone (versione free), che possono lavorare in contemporanea sullo stesso programma.
Per gestire al meglio il lavoro in team, oltre a poter assegnare i compiti, si possono anche condividere file di varia tipologia, da quelli testuali a quelli multimediali.
Inoltre, è possibile anche consultare uno storico che permette di controllare tutti i file che sono stati condivisi. Questo sistema è molto utile, anche quando ci si avvale di un aiuto esterno per la gestione della contabilità, dei contratti e delle fatture e si ha la necessità di controllare i vari documenti prodotti dal collaboratore.
Come sincronizzare le Applicazioni
Oltre ad essere un ottimo organizer, Asana si può sincronizzare con altri programmi. Grazie alla sincronizzazione è possibile gestire il proprio lavoro da un’unica piattaforma senza dover effettuare innumerevoli operazioni.
Le principali applicazioni che si possono utilizzare con Asana sono: Google Drive, MailChimp, WordPress ed Evernote.
Quanto costa Asana?
Asana prevede tre diversi piani per la gestione dei propri progetti. Grazie a questi è possibile scegliere quello che più si adatta alle proprie esigenze e al budget che si ha a disposizione.
- Gratis: Una delle opzioni di Asana più utilizzate è sicuramente quella gratuita. Nella versione gratuita è possibile avviare sino a 3 progetti nello stesso momento ma non solo. Le funzionalità gratuite permettono di creare un team sino a 15 persone, è possibile usufruire della Dashboard e del sistema di ricerca di base. Si possono gestire attività e conversazioni con gli altri utenti e al contempo condividere il proprio progetto con i collaboratori.
- Con la versione di Asana Premium è possibile avere diverse funzionalità al costo di 9,95 dollari al mese. In questo caso si possono innanzi tutto integrare quanti membri si desidera all’interno del team senza limitazioni, questo è molto utile a chi ha vari progetti in corso. Le dashboard che si possono creare sono illimitate, quindi si possono suddividere al meglio anche progetti diversi tra loro. In questa versione è disponibile la cronologia dei documenti che si sono scambiati con i membri del team. La versione Premium di Asana permette di creare diverse squadre e al contempo gestire dei progetti privati, si possono commentare i progetti e creare dei sistemi per la disposizione delle varie attività. Con la versione premium si possono creare dei webinar con i clienti o con i membri del team, inoltre si gode del sistema di protezione di Google SSO.
- La versione Enterprise di Asana è ideale per chi ha dei gruppi aziendali da gestire e che lavorano principalmente in remoto. Il prezzo di questa versione non è disponibile in quanto per ottenerla bisogna contattare l’amministrazione di Asana. Se si opta per Asana Enterprise oltre ad avere tutti i vantaggi di Asana premium è possibile anche effettuare altre operazione come ad esempio la gestione di un team con specifici controlli avanzati di amministrazione. Si ha il supporto costante del team di Asana per la gestione della clientela. Si può avere un controllo sui dati, sulla sicurezza degli utenti, sui backup, e infine si può personalizzare Asana con il proprio logo.
