Come gestire il Team online con Trello

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Trello è una delle applicazioni web migliori per chi desidera organizzare le proprie attività e quelle del proprio team in remoto.

Questa piattaforma disponibile sia sul web, sia in app per smartphone e tablet è una delle migliori per chi lavora online, per chi deve gestire il personale da remoto, e persino per la gestione di un progetto editoriale online.

Capita sempre più spesso infatti che un team di lavoro di una Start up coinvolga sia freelance che personale dislocato su diverse città quindi avere un software come Trello che aiuta nella gestione del progetto e delle email tra le persone coinvolte, è decisamente importante.

In alternativa a Trello può essere usato un altro software simile, Asana.

Come funziona Trello

Oggi il mondo della digitalizzazione è sempre più ampio, e ci sono sempre più persone che lavorano online in team e soprattutto che devono comunicare anche con colleghi dall’altra parte del mondo.

Per riuscire a gestire al meglio queste situazioni e rendere produttiva anche una comunicazione a distanza è necessario  gestire il tutto attraverso specifiche applicazioni e software e proprio per fare questo si può utilizzare Trello.

Grazie a Trello sarà possibile abbandonare, almeno parzialmente le mail, e riuscire a gestire le proprie collaborazioni online con uno strumento utile e unico nel suo genere.

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Come iscriversi a Trello

Prima di approfondire tutte le qualità e le potenzialità di questo programma, è bene capire velocemente come funziona e come iscriversi alla piattaforma. Basta andare sul sito www.trello.com: Trello innanzi tutto prevede che ci si iscriva inserendo semplicemente la propria mail, il nome e la password.

Dopo l’iscrizione e la conferma di questa grazie alla mail che riceverete da Trello, potrete iniziare a utilizzare la sua bacheca.

Le bacheche di Trello sono davvero molto utili e servono appunto per condividere i propri appunti, idee e progetti con un gruppo, ma anche per prendere appunti e segnalare le cose da fare o meno, senza la necessità di dover usare milioni di applicazioni per fare tutto.

La piattaforma è davvero molto user friendly, semplice da utilizzare, intuitiva e funzionale. Oltre a tutte queste funzionalità Trello presenta anche altre qualità. Innanzi tutto ha un assistente la mascotte Taco che ti permetterà di comprendere a fondo tutte le potenzialità dell’applicazione.

Come usare Trello

Ma come funziona Trello? Principalmente questo programma prevede una serie di bacheche, che è possibile dividere a seconda degli argomenti, giorni, interessi, ecc…E poi aprendo ogni bacheca è possibile invece organizzare attraverso una struttura ad albero tutto il proprio lavoro, tenendo traccia di ogni singolo elemento.

Trello è esattamente un workspace, che può essere condiviso con un gruppo. Grazie a questa condivisione tutti quelli che vi partecipano possono cambiare lo stato di un’opzione attraverso i colori, modificare il testo, inserire i dettagli su cosa fare o meno. Questo sistema di suddivisione è ideale per coloro che devono assegnare compiti ben precisi, e che vogliono assicurarsi che questi vengano letti e rispettati.

Infine, oltre alle bacheche pubbliche, Trello è molto utile anche per coloro che desiderano impostare una bacheca privata. La bacheca privata serve a chi deve gestire dei progetti personali, e non vuole condividerli con il team o con il gruppo. Quindi gli utenti abilitati, potranno vedere e gestire solo le bacheche condivise e non quelle abilitate.

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Bacheche, liste e schede su Trello

Trello come abbiamo accennato funziona attraverso delle bacheche, queste bacheche offrono la possibilità di creare diverse colonne a tema, nella quale poi in ognuna è possibile far confluire delle specifiche liste. Le liste sono utili per segmentare uno specifico argomento, per segnalare ad esempio gli articoli che deve scrivere una redazione, oppure i compiti che devono svolgere i vari membri del gruppo.

Oltre alle liste molto utili per la suddivisione dei compiti o per creare una linea di azione separata e condivisa, vi sono le schede. Infatti, ogni voce della lista da la possibilità di aprire una specifica scheda, questa permette di scrivere nel dettaglio cosa bisogna fare, quale sia il compito da svolgere, segnalare una scadenza, e impostare una o più etichette a seconda del lavoro che si sta svolgendo.

Le schede informative, inoltre possono contenere file e allegati, permettono l’inserimento di colori, icone, date, e tanti altri elementi che permettono di lavorare coerentemente su uno specifico progetto.

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Quanto costa Trello?

Trello prevede diversi profili che si possono selezionare a seconda dell’attività che si svolge e delle funzionalità che si desidera avere a disposizione. I piani tariffari prevedono:

  • Il piano Free: questo è il primo livello di Trello, ed è completamente gratuito. Perfetto per chi è alle prime armi e deve lavorare in team a un progetto che non ha ancora entrate fisse. Con il piano gratuito è possibile aggiungere quanti utenti si desidera al team, dopo di ché è possibile inserire diverse bacheche, anche se con uno storage più basso pari a un massimo di 10 MB. Inoltre si può avere un solo power up per bacheca.
  • Business: il piano business è sicuramente molto più completo e prevede un costo annuale di 120 dollari, oppure un costo mensile di 12,50 dollari al mese. In questo caso troviamo l’aggiunta di diverse funzionalità, innanzi tutto si possono usare vari power up per bacheca, e poi è possibile usufruire dell’integrazione di Trello con programmi come Mailchimp, Google Drive, Dropbox, Evernote e Google Hangouts. Questo strumento permette si caricare sino a 250 MB di documenti e file, inoltre si ha un maggior profilo di sicurezza. Ad esempio è possibile revocare velocemente l’accesso a membri che non partecipano più al progetto, si può scegliere di creare degli inviti restrittivi e si possono creare diverse bacheche pubbliche o private.
  • Impresa: come si capisce dal nome questo è un abbonamento ideale per chi deve gestire un numero di utenti importanti, come ad esempio 300 utenti al mese, diverse bacheche e innumerevoli progetti. Questo piano prevede il pagamento mensile di 20,83 dollari al mese. E se si superano i 1000 utenti il prezzo aumenta a 4,17 euro per ogni utente aggiunto. Con questo abbinamento si ha la disponibilità di ottenere tutti i servizi di Trello, di usufruire dell’identificazione a due fattori, di un sistema di crittografia per i dati archiviati. Insomma con questo programma si usufruirà di un sistema di massima sicurezza e di un livello di gestione del lavoro da remoto davvero efficiente.

Quali sono le piattaforme per usare Trello?

Trello, come abbiamo accennato è disponibile su varie piattaforme. Questo software può essere usato dal PC con tutti i principali browser, inoltre è possibile utilizzare anche l’app per iOS e Android che prevede la modalità offline. In questo modo si potrà lavorare con Trello anche nel momento in cui non si è connessi alla rete internet.