Google Docs è una suite completa messa a disposizione dall’azienda di Mountain View per tutti coloro che hanno la necessità di utilizzare strumenti di editor come la creazione di documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni e moduli.
Google Docs ricorda molto Office, e infatti è in diretta competizione con i programmi di Windows come Word, Excel e Power Point con la differenza che i programmi di Google Docs sono totalmente gratuiti e che allo stesso modo di Office permettono di Creare testi, dei fogli elettronici, delle presentazioni aziendali o un sondaggio.
Google Docs: Condivisione con altri utenti
Google Docs è l’ideale quando si lavora da soli o in team, magari da remoto e non si vuole spendere soldi per acquistare il pacchetto Office.
Uno dei principali pregi di Google Docs è proprio la possibilità di utilizzare questa suite contemporaneamente con altri utenti, e al contempo modificare e creare insieme dei documenti online.
Le applicazioni messi a disposizione da Google nella sua suite si possono utilizzare sia online sia offline, non solo dal PC ma anche da smartphone e tablet iOS e Android. I documenti prodotti con questa applicazione sono compatibili con i formati di Office, dunque dopo la loro redazione è possibile aprire i documenti con i classici formati proposti da Microsoft Office.
Oltre alle varie applicazioni per la stesura di documenti di vario genere, questo programma permette anche di disegnare delle tabelle, comporre dei moduli ed effettuare dei disegni. Queste ultime opzioni possono essere utilizzate però solo online.
La suite di Google Docs, o Documenti (in Italiano), è integrata con Google Drive, quindi nel momento in cui si termina e salva un documento questo viene salvato sul cloud di Google.
Come funziona Google Docs
Google Docs è una suite per ufficio che come abbiamo già detto permette di creare innumerevoli documenti, fogli elettronici, presentazioni ecc…Ora vediamo nel dettaglio quali sono tutte le sue funzioni e in che formati è possibile o meno salvare i documenti.
- Google Documenti: editor di testo
L’editor di testi presente nella suite di Google Docs è un software che presenta innumerevoli funzionalità. Innanzi tutto l’interfaccia è semplice da utilizzare, è possibile trovare innumerevoli font per personalizzare il testo e anche vari template per rendere il proprio documento più appetibile. Oltre a tutte le normali funzioni per la redazione di un testo, con questo documento è possibile lavorare in gruppo con altri utenti, messaggiare con i collaboratori mentre si scrive il testo, inserire delle note, e fare delle ricerche online mentre si crea il testo. Con questo editor di testo è infine possibile salvare il documento sul PC in formato ODF, DOCX, HTML, PDF, RTF, Open Office XML. Oltre a poter essere salvati sul proprio PC, smartphone o Tablet, questi possono essere anche salvati su Drive, in modo tale da poter condividere l’accesso al documento anche con i propri collaboratori.
- Fogli per analisi ed elaborazione dei dati
Nella sezione fogli è possibile lavorare a un elaboratore di dati molto simile ad Excel. Su questo foglio di lavoro si possono eseguire tutti i calcoli, le formule semplici o complesse. Si possono analizzare tutti i dati, e poi si può procedere alla creazione di grafici con i dati selezionati, potete scegliere di creare delle tabelle pivot ecc…Tutte queste funzioni possono essere modificate in corso d’opera da te o dai tuoi collaboratori. Infine, tutti i documenti creati si possono salvare su Google Drive e si possono esportare in vari formati come: cvs, xlsx, html, ods, txt.
- Moduli per la creazione di un sondaggio
Nella sezione moduli è possibile creare un sondaggio, un questionario o un modulo semplice da condividere e da utilizzare. Inoltre dopo aver realizzato questi mezzi di raccolta dei dati, tutte le informazioni che sono state date da chi lo ha compilato vengono automaticamente immessi in un foglio di lavoro e analizzati grazie alla funzione Fogli di Google Docs.
- Presentazioni
Uno dei sistemi più utili per chi deve creare un fascicolo aziendale, le linee guida per una mission, un programma interattivo per i propri collaboratori, oppure una proposta di progetto è sicuramente Presentazioni. Questo programma permette di creare grafici, inserire disegni, creare diagrammi, realizzare animazioni, formattare le immagini, inserire forme e oggetti ecc…Anche nella sezione Presentazioni è possibile utilizzare le funzioni di co-editing per lavorare al progetto insieme ad altre persone e collaboratori.
- Sites: creare un sito
Con questa sezione di Google Docs è possibile realizzare dei siti semplici da utilizzare e graficamente soddisfacenti senza alcuna difficoltà. Grazie alla possibilità di lavorare in team, e alla presenza di strumenti grafici avanzati, sarà possibile creare un sito web che si adatti alla perfezione sia al desktop sia agli schermi del tablet e dello smartphone. Questa funzione è accessibile a chiunque e non c’è bisogno di dover avere esperienza nella programmazione o progettazione di un sito.
Vantaggi di Google Docs
Come hai potuto vedere la piattaforma di Google Docs è molto utile per chiunque, non solo per i professionisti ma anche per gli studenti liceali o universitari. In generale questa suite è ideale per chiunque lavori a un progetto futuro che si sviluppa online o offline. Ma quali sono i principali vantaggi di questa suite per chi lavora a un progetto?
- Lavorare in team nello stesso momento
Grazie alle funzioni di condivisione di Google Docs, è possibile lavorare a una presentazione, a un testo, a una ricerca ecc…insieme ai propri collaboratori. In tempo reale è possibile parlare con loro, inviare suggerimenti, fare delle osservazioni, correggere gli errori. Oppure è possibile comunicare nella sezione chat, o ancora si può scegliere di inserire delle note all’interno del documento.
- Scelta di un template e personalizzazione
Grazie a Google Docs è possibile scegliere vari template e creare così un progetto unico e diverso dal solito. Questo strumento è molto utile se si deve lavorare a una presentazione, a un report oppure a un comunicato stampa.
- Ricerca simultanea
Google Docs ti da la possibilità di effettuare una o più ricerche su Google mentre si sta lavorando al documento. I risultati della ricerca sono disponibili sul lato destro della pagina, e si possono utilizzare ad esempio per inserire ulteriori informazioni o per trovare delle citazioni.
Google Docs, grazie alle sue innumerevoli funzioni e sistemi di salvataggio si configura come una suite completa ideale per ogni progetto e per chiunque abbia la necessità di lavorare anche con collaboratori che non si trovano fisicamente nella stessa sede.
