PEC: Posta Elettronica Certificata

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La PEC, acronimo di Posta Elettronica Certificata, è uno degli strumenti che ha rivoluzionato la comunicazione perchè consente di inviare mail che hanno valore legale. La PEC ha perciò sostituito, nell’era della digitalizzazione, la raccomandata con ricevuta di ritorno, oltretutto velocizzando le comunicazioni perchè è ovviamente istantanea.

PEC: Che cos’è e come funziona

Ma cos’è e come funziona le Posta Elettronica Certificata? Qui di seguito spiegheremo in cosa consiste e tutti i passaggi che occorre fare per aprire, gestire e tenere sotto controllo la vostra Posta Elettronica Certificata.

La PEC si distingue dalla posta elettronica ordinaria per una serie di funzioni che permettono all’utente di avere certezza del valore legale della comunicazione sia nella fase di invio sia nella fase di recapito del messaggio al destinatario.

Questo è possibile grazie a protocolli di sicurezza che certificano il contenuto impedendo così a chiunque di modificare il contenuto e gli eventuali file allegati al messaggio.

La PEC pertanto ha assoluto valore legale e, come per la raccomandata con ricevuta di ritorno, consente l’opponibilità a terzi del successo della consegna.

PEC: Chi può usarla?

Cominciamo col dire che la posta elettronica certificata è utilizzabile da chiunque, siano essi privati, aziende, Pubblica amministrazione o liberi professionisti.

Quando si decide di attivare una casella di posta elettronica certificata bisogna per prima cosa fare richiesta di attivazione. In questo passaggio iniziale quello che bisogna fare è compilare il modulo di registrazione che è possibile trovare sul sito dei provider adibiti alla gestione delle caselle di Posta Elettronica Certificata.

Qui andranno immessi i propri dati (sia si tratti di persona fisica sia di ente o azienda). Una volta compilato il form bisogna dare il consenso al provider di riferimento, software gestionale della PEC, che consente la gestione dei dati per erogare il servizio.

PEC: Gratis o a pagamento?

La PEC è stata gratis fino al 2014 quando interfacciarsi con la Pubblica Amministrazione era un servizio gratuito. Da quel momento in poi il servizio è passato a pagamento.

Il costo di una PEC è comunque variabile perché il pagamento può essere mensile, annuale, biennale o triennale attraverso un canone da versare al provider che offre la gestione di questo tipo di servizio.

Il costo della PEC è comunque contenuto e molti gestori del servizio permetto di accedere gratuitamente alla PEC per un periodo di tempo in cui è possibile provare il tipo di servizio offerto. Al termine di questo periodo bisogna sottoscrivere un contatto di abbonamento in base al quale verrà decisa la tariffa da versare al provider.

A questo punto basterà inviare il modulo di attivazione, una fotocopia del documento di identità e la ricevuta del pagamento (tramite PEC o raccomandata con ricevuta di ritorno). Una volta verificata tutta la documentazione viene attivata la casella di posta.

PEC: Come attivare una casella di posta

Una volta avvenuta l’attivazione si può cominciare ad utilizzare la PEC che funziona come tutte le altre caselle di posta elettronica. Come detto in precedenza, una delle funzioni aggiuntive della Posta Elettronica Certifica è la certificazione dell’avvenuta consegna del messaggio.

Quando infatti viene spedito un messaggio chi lo invia viene avvisato dal proprio gestore tramite un messaggio in cui viene attestata la data e l’ora dell’invio. Questa rappresenta la prova legale della spedizione del messaggio. Questo procedimento avviene anche quando il messaggio arriva nella casella del destinatario.

Anche in questo caso, il provider che gestisce la PEC, invia al mittente la ricevuta che il messaggio è stato consegnato indicando la data e l’ora sia che il messaggio sia stato o meno visualizzato dal destinatario. La ricevuta in questione ha valore legale e certifica il recapito della PEC al destinatario.

PEC: Casella piena e messaggi persi

Come la maggior parte delle caselle di posta elettronica anche la PEC presenta però dei limiti. Uno di questi è sicuramente la memoria. La domanda infatti più frequente è rappresentata dal numero di messaggi che possono essere contenuti nella posta elettronica certificata: questo limite è costituito dalla memoria del disco.

Quando infatti il disco risulta pieno, i messaggi PEC che giungeranno saranno rifiutati e persi.

Questo problema succede quando la casella è su client ma non è selezionata la possibilità di mantenere i messaggi, lo stesso client eliminerà i messaggi presenti su Webmail PEC (il vantaggio della Webmail è che si può entrare nel proprio spazio di posta elettronica da qualsiasi terminale.

Cosa che però non permette la Webmail è di scaricare i messaggi in modo da liberare spazio lasciando come unica possibilità di liberare la casella, quello di eliminare i messaggi già presenti). Al contrario quando viene adoperata la casella client i messaggi possono essere scaricati.

PEC: Password persa

Può succedere, anche con la PEC, che venga smarrita o dimenticata la password, come d’altronde avviene molte volte anche per tantissime altre applicazioni che necessitano di sistemi di sicurezza per l’accesso.

Quando viene smarrita o dimenticata la password della PEC, bisogna chiederne una nuova al gestore del servizio. Il procedimento però è leggermente diverso da qualsiasi altro sistema di recupero password.

Chi ha necessità di richiedere una nuova password deve inviare al gestore una serie di dati necessari ad identificare il soggetto titolare della casella di PEC indicando; nome e cognome, ragione sociale, indirizzo, codice fiscale, e-mail.

Tutto ciò deve avvenire tramite raccomandata con ricevuta di ritorno allegando anche un documento di identità valido. Una volta verificate le informazioni il gestore provvede a inviare la nuova password.

PEC: Come chiudere una casella di posta

Come per la creazione della PEC è possibile anche chiudere una casella di Posa elettronica Certificata e come per la creazione questo deve avvenire attraverso la compilazione di un modulo dove specificare alcune informazioni necessarie per adempiere alla cancellazione della casella di Posta Elettronica Certificata.

Il richiedente deve infatti inviare, o tramite PEC o tramite Fax o tramite raccomandata con ricevuta di ritorno, il nome e cognome del titolare della casella, l’indirizzo, la ragione sociale (ove esistente), il codice fiscale, la partita IVA (se la si possiede) e un indirizzo di email valido.

Questo tipo di operazione può essere compiuto solamente dal titolare della casella. Una volta accertate tutte le informazioni che il titolare della richiesta ha inviato, il gestore provvede a comunicare data e ora della chiusura al titolare della casella di Posta Elettronica Certificata.

Prima di effettuare la chiusura il gestore comunica solitamente sempre al titolare di scaricare tutta la messaggistica con le eventuali ricevute. Fino a quando la casella non viene chiusa, il titolare della casella può sempre chiedere la sospensione dell’azione e mantenere aperto il proprio spazio di messaggistica certificato.

PEC: Quanto Costa

Il costo della PEC è veramente irrisorio: parte da circa 5 € +iva l’anno, quindi facilmente gestibile per tutti, anche privati: basti pensare che una raccomandata con ricevuta di ritorno costa praticamente la stessa cifra e ha dei tempi di spedizione maggiori.

Con la PEC si possono inviare illimitati messaggi di email certificate quindi in termini di costi è impareggiabile.

PEC: Provider di Posta Certificata

I migliori provider di PEC sono essenzialmente tre in Italia: Aruba Pec, PEC Poste e Register PEC. I prezzi sono allineati, le offerte anche, sia per privati che per imprese e business.

La scelta dipende quasi esclusivamente da come si è abituati: personalmente ho due PEC con Aruba e mi trovo bene tanto da consigliarlo come provider, anche perchè Aruba PEC è quella più veloce nell’attivazione della casella di posta.

Aruba Pec

Aruba PEC ha tre tipi di Pec: Standard, Pro e Premium. La Standard costa veramente poco: 5€+iva l’anno e anche se ha solo 1 gb direi che per un utente privato o una piccola media impresa con pochi invii l’anno va più che bene. L’antivirus è incluso.

PEC Poste

PEC Poste ha uno spazio nella webmail molto limitato: solo 100 mb che però può essere aumentato. La base della PEC Poste costa 5,50€+iva l’anno (9€ per due anni). Ma, appunto, lo spazio a disposizione e veramente poco: se dovessimo aggiungere 1 gb ad esempio, ci verrebbe a costare circa 10€ l’anno in più.

Register PEC

Register PEC ha tre differenti tipologie di casella: 2gb, 3 gn e 5gb. I prezzi partono da 2,08€ al mese più iva e con i primi 6 mesi gratuiti.

In generale mi sembrano dei prezzi un pò alti, e va considerato anche che il servizio clienti di Register non è velocissimo e personalmente in passato ho avuto difficoltà nel contattarlo.