La Fattura Elettronica è obbligatoria dal 2019, quindi è bene che le pmi che ancora non la utilizzano incomincino a familiarizzare con essa, a capire come funziona e a vedere anche quanto possa essere pratica e funzionale nella gestione della fatturazione quotidiana, specialmente per gli esercizi commerciali che emettono molte fatture al giorno.
Come funziona la fattura elettronica
Il mondo delle aziende è ormai sempre più diretto verso l’efficienza e l’innovazione e chi non si adegua al cambiamento rischia di essere surclassato dalle tante novità che vanno continuamente in circolazione.
Tra queste c’è sicuramente una delle più innovative e che sta cambiando il mondo dell’amministrazione aziendale: la fattura elettronica, andiamo a conoscere più da vicino questo strumento rivoluzionario.
Chiaramente tutto sta andando verso la digitalizzazione e il pagamento cashless ovvero senza contanti: un esempio lampante è la scheda carburante che ora prevede solo pagamenti elettronici.
Ma cos’è in pratica la fattura elettronica? Diciamo subito che permettere di redigere in formato elettronico la classica vecchia fattura cartacea e contestualmente permette oltre all’emissione anche di conservare e trasmettere le stesse al destinatario. Questo consente oltre a una più facile gestione del ciclo di fatturazione anche un notevole risparmio in termini di costi di tutto il sistema fatturazione.
Formato della Fattura Elettronica
Il canale su cui questo nuovo tipo di fattura viaggia si chiama XML (eXtensible Markup Language) il vincolo su cui la fattura elettronica deve essere emessa, trasmessa, archiviata e conservata. Questo tipo di linguaggio informatico permette di definire e monitorare il contenuto di ogni singola fattura in modo da permettere in maniera celere e puntuale i contenuti del documento previsti per legge.
Il ciclo di fatturazione elettronica coinvolge diversi soggetti nel suo percorso:
- Fornitore
- Sistema di interscambio nazionale
- Pubblica Amministrazione
Esistono anche diverse piattaforme online che consentono agli imprenditori e liberi professionisti di anticipare le fatture incassando prima del pagamento da parte del cliente, ma ci sono dei requisiti in termini di fatturato e di solidità finanziaria da rispettare.
Fattura Elettronica e PA
Quando la Pubblica Amministrazione è obbligata a fatturare per via telematica deve comunicare al fornitore il codice ufficio per la fatturazione elettronica ovvero un codice alfanumerico univoco. Tale codice deve essere inserito nella fattura elettronica con la Partita IVA, l’indirizzo, la data della fattura e la firma digitale che deve essere messa da chi emette la fattura.
A compilazione avvenuta e una volta che la fattura è stata firmata il documento passa dal sistema di interscambio. Questo è un passaggio imprescindibile per tutte le fatturepa. Questo sistema funge da snodo tra tutti i partecipanti coinvolti all’interno del ciclo di fatturazione e la sua funzione principale è quella di controllare la corretta emissione del documento ossia la sua ricezione e la sua corretta compilazione di dati.
Il passaggio successivo a quello dei controlli (il codice univoco serve ad accelerare tale processo), il sistema invia la fattura alla Pubblica Amministrazione che deve ricevere il documento. Ma non è ancora arrivato il momento di pagare perché la Pubblica Amministrazione che riceve la fattura deve anch’essa procedere alle proprie verifiche e solamente dopo che queste sono state effettuate la fattura può essere pagata al fornitore.
Quando non si dispone di credenziali di accesso al portale dell’Agenzia delle Entrate bisogna farne richiesta oppure accedere attraverso queste credenziali:
- Entratel
- Fisconline (per gli utenti dei servizi telematici)
- Cns Firma Digitale, ovvero con la Carta Nazionale Servizi
- SPID (il nuovo Sistema Pubblico di Identità Digitale)
Appena si hanno le credenziali bisogna navigare all’interno del sito dell’Agenzia delle Entrate fino alla web application. Qui bisognerà selezionare l’utenza con cui procedere oltre.
Fattura Elettronica tra Privati
La fattura elettronica tra privati viaggia su canali invece diversi. Si può dividere in tre step:
- Generazione del documento digitale
- Trasmissione della fattura elettronica
- Conservazione del documento trasmesso
C’è la possibilità di sfruttare anche il servizio di conservazione sostitutiva. In questo caso però bisogna accettare in maniera chiara ed univoca le condizioni attraverso la compilazione di un’apposita web form.
L’emissione della fattura elettronica quando avviene tra privati non è unidirezionale ma bisogna scegliere il tipo di fattura che si vuole produrre. Tra le varie scelte possibili che permettono di emettere una fattura ci sono l’emissione di una fattura ordinaria, una fattura semplificata o una fattura verso la Pubblica Amministrazione.
Effettuata la scelta più consona alla situazione bisogna riempire i campi con i dati di fornitori che sono sempre obbligatori oltre a quelli del cliente e della fattura.
Questo può essere semplificato ricominciando la compilazione dai dati dell’ultima fattura inserita o attraverso l’importazione dei dati di una fattura precedentemente emessa con il file formato XLM.
Una volta che la fase di compilazione è completa e tutti i campi sono stati inseriti correttamente (oppure come descritto prima importati i dati da una fattura precedente attraverso file), bisogna importare il file contenente il documento (ad esempio in PDF) dal computer dell’utente per permettere al sistema di trasmissione di inviare i dati all’Agenzia delle Entrate.
Questo sistema permette di inviare sia una fattura elettronica singola ma anche un numero elevato di documenti fiscali utilizzando archivi di zip di fatture elettroniche.
Inoltre, con il servizio di fattura elettronica hai sempre a portata di mano tutto lo storico delle fatture e puoi consultarlo, spedirle e riceverle direttamente dal computer desktop, smartphone o anche smartwatch.
Dal 1° gennaio 2019 la fattura elettronica diventerà obbligatoria anche per i possessori di partiva Iva, questo per contrastare il fenomeno dell’evasione fiscale ed avere un controllo maggiore e più dettagliato da parte dell’Agenzia delle Entrate.
Servizi Online per la Fattura Elettronica
Fatture in Cloud è stato uno dei primi servizi di fatturazione elettronica in Italia, ha dei prezzi convenienti e parte da 5 € al mese. Quindi per i freelance o per chi è a regime forfettario rappresenta un’ottima soluzione per essere in regola e contenere i costi.
Agyo è un servizio di TeamSystem, è possibile prenotare una demo per provare il servizio ed ha quattro tipolgie di fatture elettroniche: Invio fatture per aziende b2b, ricezione fatture per aziende b2b, invio fatture PA e un quarto servizio dedicato ai commercialisti.
Trust Technologies fa parte del gruppo Tim, offre un pacchetto base di 2 € al mese per 500 fatture durante l’anno, quindi un bel servizio per chi sta iniziando o non emette molte fatture.
Claps è specializzato nella fatturazione elettronica tra PA e privati, con un servizio prepagato molto conveniente e pratico.
